公的資金による調達物件の検収について
0．検収の目的と定義
本学は物件の調達に際して公的資金が不正に使用されることを未然に防ぐための牽制の一環として、公的資金による調達物件の検収を実施しています。検収とは、『早稲田大学が、売買、交換、賃借、委託その他の契約に基づき、対価を支払って物件（固定資産、物品、役務）の提供を受け（これを「物件の調達」 という）、物件が納入された際に、納品書（またはそれに代わる書類）により内容を確認すること』です。
この検収が適切に実施されることにより、公的資金を使用した不正な取引を起こしづらくなり、公的資金の適正な執行が図られる一助となります。
1．検収対象となる資金および勘定科目
次の条件をすべて満たす物件
| 対象資金 | 公的研究資金および公的教育資金 |
|---|---|
| 勘定科目 ※ | 用品費、消耗品費、図書資料費、印刷製本費、修繕費(保守点検を含む)、委託費、賃借料(リースを含む)、代行購入、機械器具、備品、図書 |
- 調達物件の勘定科目が不明の場合には、予算管理箇所の担当者に確認してください。
例えば、個人・個人事業主（法人内で指名された個人も含む）への業務委託は「手数料・報酬」、切手・SIMカード・搬入搬出費用は「通信運搬費」、贈答用図書カード・学会参加費は「雑費」となり、いずれも検収対象外です。
★以下の物件についても、検収対象から除外します。
-
納品の都度、納品書が発行されない物件
（例)コピー機のカウンター料金、定期購読の新聞 -
学内箇所間の内部取引により調達した物件
(例)学内図書館文献複写代、学内装置利用料など -
役務を除き、納品を伴わないもの
（例）出版補助
2．検収方法等
(1)研究者等が発注して自ら検収を受ける場合
1回の発注（または立替）額が10万円以上の場合には、発注内容と納品物との同一性を確認するため、財務システムで発注依頼入力を行って印刷した「発注書（または立替購入確認書）」を「納品書（または領収書）」とともに提出してください。
1回の発注額が150万円以上の場合、当該公的資金の予算管理箇所が財務システム入力情報の内容を確認後、発注承認入力を行い発注します。
「研究者等が業者から直接受け取った物件（宅配便等を含む）」と「立替による調達物件」については、1回の発注（または立替）額が10万円未満であれば、検収担当および検収デスクによる検収のほか、箇所設置の検収窓口にて検収を受けることができます。
(2)研究者等が発注先の業者に依頼して業者が検収を受ける場合
物件を業者に発注する際は、科研費等の「公的資金で支払う」旨を伝え、併せて「検収を受けてから納品する」ように依頼してください。
1回の発注額が10万円以上の場合には、発注内容と納品物との同一性を確認するため、財務システムで発注依頼入力を行って印刷した「発注書」を「納品書」とともに提出してください。
1回の発注額が150万円以上の場合、当該公的資金の予算管理箇所が財務システム入力情報の内容を確認後、発注承認入力を行い発注します。
3. 注意事項
(1)役務の検収方法
「役務（えきむ）」とは、いわゆるserviceに相当する語句であり、本学勘定科目としては、イベント運営・翻訳校正・調査分析等の委託費や機器の修理・保守等の修繕費にあたるものも成果物の有無や納品物の形態に関係なく検収対象です。具体的な役務の検収方法・検収に必要なもの等、詳細については「検収担当HP>役務の検収>役務検収マニュアル（役務の検収方法について）」をご確認ください。
(2)特殊な役務(データベース、プログラム、デジタルコンテンツ開発・作成等) の検収
通常の検収の他に、検収担当が一定数を抽出し事後確認を実施します。
(3)納品先を学外(遠隔地)とする物件
学外(遠隔地)に物件を納品する場合についても、原則として検収が必要です。
但し、やむを得ない理由により検収を受けられない場合は、「学外納品物件特別検収申請書」を作成し、予算管理箇所の確認が必要となります。また、検収担当が一定数を抽出して事後確認を実施します。
(4)薬品・高圧ガスの検収場所
本学では、教育・研究に使用する化学物質は化学物質管理システム（CRIS）にて管理されているため、環境保全センターの「薬品・高圧ガス管理窓口」（以下「ケミカルショップ」という）が検収を行います。
ケミカルショップが検収を行う物件か否かが不明な場合は、事前に環境保全センターに確認してください。
(5)物件の重量が重い、数量が多い等の理由で、検収窓口への持ち込みが困難な場合には、「検収窓口一覧」にある検収担当または検収デスクにご相談ください。
(6)発注依頼入力に関するお問合せは、予算管理箇所（事務所）へご相談ください。
4．発注から検収までの流れ
(1)研究者等が発注して自ら検収を受ける場合
図A．業者払【10万円(税込)未満】の場合
- 研究者等が、電話・Web・e-mail等により業者に発注する。
- 研究者は、「物件」と「納品書」を箇所設置の検収窓口または検収担当・検収デスクのいずれかに持ち込み、検収を受ける。
- 箇所設置の検収窓口または検収担当・検収デスクは、「物件」と「納品書」を照合(品名・数量等をチェック)のうえ、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 研究者等は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 研究者等は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図B．立替【10万円(税込)未満】の場合
- 研究者等が、代金立替により「物件」を購入する。
- 研究者等は、「物件」と「領収書」を箇所設置の検収窓口または検収担当・検収デスクのいずれかに持ち込み、検収を受ける。
- 箇所設置の検収窓口または検収担当・検収デスクは、「物件」と「領収書」を照合(品名・数量等をチェック)のうえ、「領収書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 研究者等は、「領収書(㊞)」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図C．業者払【10万円(税込)以上150万円(税込)未満】の場合
- 研究者等が、財務システムで発注データを作成する。財務システムからe-mail発注するか、または財務システムから印刷した「発注書」をFAXすることにより業者に発注する。
- 研究者等は、「物件」「納品書」「発注書」を検収担当・検収デスクに持ち込み、検収を受ける。
- 検収担当・検収デスクは、「納品書」と「発注書」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」「納品書」を照合（品名・数量等をチェック）し、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 研究者等は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 研究者等は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」「発注書」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図D．立替【10万円(税込)以上150万円(税込)未満】の場合
- 研究者等が、代金立替により「物件」を購入する。
- 研究者等が、「領収書」等に基づき、財務システム入力を行い、「立替購入確認書」を印刷する。
- 研究者等は、「物件」「領収書」「立替購入確認書」を検収担当・検収デスクに持ち込み、検収を受ける。
- 検収担当・検収デスクは、「領収書」と「立替購入確認書」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」と「領収書」を照合(品名・数量等をチェック)し、「領収書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 研究者等は、「領収書(㊞)」「立替購入確認書」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図E．業者払【150万円(税込)以上】の場合
- 研究者等が、財務システムで発注データを作成する。
財務システム入力情報は、予算管理箇所(事務所)に届く。
予算管理箇所(事務所)が財務システム入力情報の内容を確認後、承認入力を行い発注する。 - 研究者等は、「物件」「納品書」「発注書」を検収担当・検収デスクに持ち込み、検収を受ける。
- 検収担当・検収デスクは、「納品書」と「発注書」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」と「納品書」を照合(品名・数量等をチェック)し、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 研究者等は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 研究者等は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」「発注書」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所(事務所)へ提出する。
(2)研究者等が発注先の業者に依頼して業者が検収を受ける場合
図F．業者払【10万円(税込)未満】の場合
- 研究者等が、電話・Web・e-mail等により業者に発注する。
発注の際、業者へ「納品時に、『物件』と『納品書』を検収窓口へ持ち込み、検収を受けた後に納品する」よう伝える。 - 業者は、「物件」と「納品書」を検収担当・検収デスクに持ち込み、検収を受ける。
- 検収担当・検収デスクは、「物件」と「納品書」を照合(品名・数量等をチェック)のうえ、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 業者は、「物件」と「納品書(㊞)」を研究者等へ届ける。
- 研究者等は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 研究者等は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図G．業者払【10万円(税込)以上150万円(税込)未満】の場合
- 研究者等が、財務システムで発注データを作成する。財務システムからe-mail発注するか、または財務システムから印刷した「発注書」をFAXすることにより業者に発注する。
- 業者は、「物件」「納品書」「発注書」を検収担当・検収デスクに持ち込み、検収を受ける。
- 検収担当・検収デスクは、「納品書」と「発注書」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」と「納品書」を照合(品名・数量等をチェック)し、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 業者は、「物件」「納品書(㊞)」「発注書」を研究者等へ届ける。
- 研究者等は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 研究者等は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」「発注書」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図H．業者払【150万円(税込)以上】の場合
- 研究者等が、財務システムで発注データを作成する。
財務システム入力情報は、予算管理箇所(事務所)に届く。
予算管理箇所(事務所)が財務システム入力情報の内容を確認後、承認入力を行い発注する。 - 業者は、「物件」「納品書」「発注書」を検収担当・検収デスクに持ち込み、検収を受ける。
- 検収担当・検収デスクは、「納品書」と「発注書」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」と「納品書」を照合(品名・数量等をチェック)し、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 業者は、「物件」「納品書(㊞)」「発注書」を研究者等へ届ける。
- 研究者等は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 研究者等は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」「発注書」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所(事務所)へ提出する。
(3)事務部門(箇所)が発注して検収を受ける場合
図I．公的研究資金による業者払の場合
- 事務部門(箇所)が、財務システムで発注データを作成する。財務システムからe-mail発注するか、または財務システムから印刷した「発注書」をFAX等により業者に発注する。
- 業者等は、「物件」「納品書」「発注書等(メールによる発注データ等も可)」を当該箇所設置の検収窓口に持ち込み、検収を受ける。
- 箇所設置の検収窓口は、「納品書」と「発注書等」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」と「納品書」を照合(品名・数量等をチェック)し、「納品書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 業者等は、「物件」「納品書(㊞)」「発注書等」を事務部門(箇所)へ届ける。
- 事務部門(箇所)は、「物件」に瑕疵がないことを確認したうえで、「受領書」に受領印を押印し業者へ渡す。
- 事務部門(箇所)は、業者から「請求書」を受領後、「請求書」「納品書(㊞)」「発注書等」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
図J．公的研究資金による立替の場合
- 事務部門(箇所)が、代金立替により「物件」を購入する。
- 事務部門(箇所)が、「領収書」等に基づき、財務システム入力を行い、「立替購入確認書」を印刷する。
- 事務部門(箇所)は、「物件」「領収書」「立替購入確認書」を当該箇所設置の検収窓口に持ち込み、検収を受ける。
- 箇所設置の検収窓口は、「領収書」と「立替購入確認書」の内容の同一性を確認のうえ、「物件」と「領収書」を照合(品名・数量等をチェック)し、「領収書」に検収印・検収者個人印を押印する。
- 事務部門(箇所)は、「領収書(㊞)」「立替購入確認書」、その他経理処理等に必要な書類を予算管理箇所へ提出する。
